Adoptie van Microsoft 365 draait om het effectief omarmen en benutten van de beschikbare tools binnen de organisatie. Door medewerkers te trainen en te begeleiden in het gebruik van tools zoals Teams, SharePoint, OneDrive, Purview, Copilot en Power Platform worden samenwerking, productiviteit en gegevensbeheer verbeterd. Een succesvolle adoptie zorgt voor een soepelere digitale transformatie en verhoogt de waarde van de technologie-investering.

Tijdens deze stap treffen we de voorbereidingen om tot een goed IT adoptie programma te komen. De start is een overzicht maken van de organisatie, doelgroepen en werkstijlen. Dat leidt tot een functioneel ontwerp.

De volgende acties worden in deze stap gerealiseerd. We bepalen tevens welke medewerkers (ambassadeurs) een belangrijke bijdrage gaan krijgen in het gehele proces

• Samenstellen team van ambassadeurs (een vertegenwoordiging van de organisatie);
• Governance: Wat willen we bereiken? Wat hebben we van elkaar nodig om dat voor elkaar te krijgen? Wat gaat er veranderen en wat levert dat de medewerkers op?
• UBC assessment Persona en Werkstijl
  • Persona: Welke groepen medewerkers zijn er? Gebruik Office applicaties, Kennisniveau, Wat gaat er voor hen veranderen? En hoe borgen we de verandering?
  • Werkstijl: Hoe werk je nu, hoe ga je werken? En wat is daar per persona voor nodig. Voorkeur leerstijl.
• Opstellen functioneel ontwerp en nieuwe werkstijl: de vertaling van Persona en Werkstijl onderzoek naar de nieuwe omgeving.
• Een communicatieplan opstellen met communicatie afdeling/medewerker van uw organisatie. Tevens hulp bij projectondersteuning.

Op basis van een thema (algemeen, klant of branche specifiek) nemen we u mee in de verandering en bepalen per doelgroep (persona) welke kennis daarvoor nodig is en hoe nieuwe kennis en vaardigheden worden opgedaan. De middelen om nieuwe kennis op te doen bestaan op hoofdlijnen uit:

• Klassikale Trainingen:
  Online of op locatie partner/eindklant
• KennisHub:
  Een eenvoudig online leer managementsysteem met korte leermodules (ook te koppelen met bestaande Leermanagement systemen). Optioneel zélf leermodules ontwikkelen.
• eCoach:
  Online trainer op afstand benaderbaar bij vragen; online nazorg voor alle Windows en Microsoft 365 vragen door een gecertificeerde trainer. Een medewerker kan zelf een tijdsblok reserveren bij de eCoach. Per maand opzegbaar.
• Floorwalking:
  Trainer op locatie helpt medewerkers op de werkplek bij vragen

Nadat de basis van Microsoft 365 is gelegd middels beleidsafspraken, inrichting en IT adoptie van de medewerkers, is het van belang om de opgedane kennis te verankeren en de inzet van Microsoft in relatie tot de werkprocessen bij uw klant verder te optimaliseren.

Microsoft is continu in ontwikkeling, gebruikers ervaren dat al regelmatig met veranderingen in bijvoorbeeld Teams. Uw klanten blijven inspireren is het advies. Inspireren op het gebied van MS 365 Copilot, Purview, en het optimaliseren van repeterende taken en processen middels Microsoft PowerPlatform bijvoorbeeld. Vaak hebben organisaties al de juiste Microsoft 365 licenties in huis. In deze stappen gaan we samen met de organisatie daar optimaal gebruik van maken. Inspireer, leg afspraken vast en wordt die trusted advisor!